Il tempo speso per scrivere, leggere e gestire la posta elettronica è uno degli iceberg più insidiosi nelle rotte di efficientamento dei processi che ogni azienda percorre.

Si calcola, infatti, che oltre 11 ore lavorative a settimana vengano utilizzate solo per la gestione delle mail e che, quotidianamente, si dedichi ai messaggi di posta elettronica il 28% del proprio tempo.

Un numero più che considerevole dato che solo 38 mail su 100 sembrano contenere informazioni rilevanti: la richiesta di un feedback, il sollecito di un’approvazione al responsabile, l’invio di un file, la conferma di presa in carico di un’attività, senza parlare delle infinite copie conoscenza (quasi mai necessarie ma sempre sufficienti a far perdere il focus sulle attività in corso), sono solo alcuni esempi di messaggi quotidiani che rischiano di allungare i processi e farci perdere tempo prezioso.

Il percorso verso un modo di lavorare davvero smart, sia da casa che in ufficio, dovrebbe essere quindi caratterizzato da un minor numero di email, senza pregiudicare i benefici apportati dalla posta elettronica, come la condivisione di documenti e informazioni e la collaborazione. Ecco perché SIAV, azienda leader in Italia nella fornitura di soluzioni software per la gestione dei documenti elettronici e dei processi digitali, presenta l’offerta “Meno Mail”, individuando per le aziende 3 tappe fondamentali del viaggio verso la digital transformation, capaci di ridurre il carico di mail e ottimizzare il tempo a disposizione:

1) Archiviazione delle mail all’interno di un software di gestione elettronica dei documenti: in molti reparti, come ad esempio quello amministrativo, HR o legale, gran parte del tempo speso per gestire la posta elettronica viene destinato all’archiviazione dei messaggi più importanti, che vengono salvati sul desktop, all’interno di cartelle di rete o, peggio, stampati e inseriti dentro a fascicoli cartacei. L’archiviazione delle mail, direttamente dal client, all’interno di un software di gestione elettronica dei documenti permette di velocizzare i diversi passaggi e ne favorisce la successiva ricercabilità e consultazione.  Archiflow, il sistema di gestione documentale di Siav, consente di archiviare tutte le mail con un clic direttamente dal client di posta, abilitando, in modo nativo, la gestione di caselle multiutente condivise, così da evitare la sovrapposizione delle attività tra i diversi colleghi di un team.

2) Adozione di un sistema di gestione documentale che abiliti lo scambio di documenti e informazioni senza l’uso delle mail: il paradigma che vedeva la posta elettronica come un asset aziendale da archiviare e gestire, deve essere superato spostando il focus sui documenti, colonne portanti di qualsiasi dipartimento. Per questo motivo è fondamentale adottare un sistema di gestione documentale che abiliti lo scambio di documenti e informazioni dall’ufficio e in mobilità senza l’utilizzo delle mail. Con Siav è possibile rendere 100% digitale il dialogo dell’azienda, sia verso l’interno sia verso l’esterno, abilitando una gestione nativamente digitale dei contenuti, creati, revisionati, approvati, firmati, condivisi e conservati sempre all’interno del sistema.

3) Utilizzo di software documentali dotati di funzionalità di BPM (Business Process Management): snellita la gestione delle e-mail e compresa la centralità di un sistema documentale, c’è un’ultima fondamentale tappa per raggiungere l’obiettivo di un ufficio con meno mail. Per ridurre i messaggi di posta, infatti, disporre di un archivio digitale per inserire informazioni e allegati è importante ma non sufficiente. I documenti, tramite le mail, attraversano di continuo i binari che collegano l’intera organizzazione. E questi binari non sono altro che i processi. Occorre, dunque, affidarsi a software documentali dotati di funzionalità di BPM, dotati di veri e propri motori di workflow che consentono di digitalizzare e automatizzare i flussi di lavoro di ogni dipartimento, come Archiflow, che abilita la collaborazione tra gli utenti tramite condivisioni rapide e annotazioni sui file archiviati; inoltre, il suo modulo Interactive Dashboard dialoga con gli utenti e li guida tra le attività da svolgere.

L’offerta Meno Mail nasce dalla necessità di snellire e ottimizzare il flusso di comunicazioni in entrata e in uscita dalla propria posta elettronica, senza perderne i benefici di utilizzo” ha dichiarato Nicola Voltan, CEO di Siav. “In quanto leader nei servizi e nelle soluzioni software collaborative per la gestione digitale di documenti e processi, Siav è il partner ideale per tutte le aziende che mirano a una digital transformation a 360 gradi.

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