Di Demetrio Minutilli

Gli eventi aziendali sono cambiati.
E’ in atto un vero e proprio cambiamento nelle tecniche di comunicazione, nei contenuti e nel ruolo strategico degli eventi aziendali.
Sicuramente la crisi ha e stà giocando un ruolo importante nell’evoluzione degli eventi aziendali. Ormai ritengo non sia più possibile creare engagement soltanto con solenni speech top down, il protagonista è diventato il partecipante, la platea è cambiata, anche nella disposizione delle sale gli eventi hanno cambiato faccia.

Il cambiamento più grosso è nel ruolo del partecipante, che diventa protagonista attivo e non più ricettore passivo. Tutto ciò è inevitabile, cambiano i contenuti, le forme e naturalmente gli obiettivi.
Oggi si chiede, molto più che nel passato, che l’evento sia mirato ai risultati di business, che sia strumento per concordare obiettivi e strategie e che abbia una funzione motivazionale. Nel mix di comunicazione interna il ruolo degli eventi è cresciuto.

Una volta si facevano gli incontri con la forza vendita una volta l’anno, in pompa magna. Oggi non si può aspettare un anno per incontrarli di nuovo, è diventato necessario fare queste giornate più di frequente, alcune magari senza il pernottamento che pesa tantissimo.
Ovviamente la crisi ha prodotto tagli ai budget. Oggi dobbiamo tutti ingegnarci a fare di più con meno. Ma in questo senso la crisi è stata salutare: ha dimostrato che si poteva fare.
E poi ha fatto emergere l’importanza degli eventi, che si sono dimostrati l’investimento di marketing a cui si è rinunciato di meno. E’ venuto fuori il ruolo strategico degli eventi nelle dinamiche aziendali di creazione del valore.
Da considerare inoltre che la meeting & event industry italiana non sempre riesce a rispondere alle nuove aspettative delle aziende.

Secondo me gli hotel sono l’anello più debole, troppo spesso non si sono aggiornati e/o non sono adeguati alle esigenze attuali. Poca tecnologia. Sono rimasti ai servizi tradizionali. Sicuramente sarà anche una questione di mentalità. Molti alberghi sono indietro perché intendono ancora la sala come tavolo a ferro di cavallo e acqua minerale, devi essere tu a forzare per rimettere in discussione quello spazio, loro fanno fatica ad uscire dall’ordinario, dallo standard.

Gli eventi sono un mondo di eccezioni, di cose costruite ad hoc e questo le sedi non l’hanno capito, e se sei esigente e ti impunti la sede arriva a sperare che tu non ritorni. Preferiscono perdere il cliente piuttosto che cambiare mentalità. Anche i centri congressi non sono più flessibili di altri. Poi è vero che la differenza la fà molto la persona che incontri, come sempre, ma la flessibilità non è ancora cultura di settore acquisita.

Oggi chi organizza eventi deve essere un portatore di idee. Deve essere incontentabile nella ricerca della locatione adatta, e non solo che abbia la sala con i posti necessari.
Da loro ci si aspetta una guida o una collaborazione per meglio costruire l’evento adatto a me, alla mia azienda, in quel momento della nostra storia. Non cerco soluzioni pre-confezionate. Voglio progettare con loro, dall’impostazione ai dettagli.

E vorrei grande disponibilità ai cambiamenti dell’ultima ora. Spesso riusciamo a gestire gli imprevisti, ma altre volte no.
Infine chiedo che mi portino idee di entertainment, soprattutto per alleggerire i contenuti tecnici dell’evento e farli arrivare meglio. Gli elementi tecnici di business devono essere intervallati da momenti di interazione, senza pesanti sessioni didattiche. E non solo, dovrebbero diventare essi stessi spettacolo. I professionisti della comunicazione e dell’edutaiment ci stanno insegnando molto e noi aziende dobbiamo essere disponibili a imparare.

E poi c’è l’entertainment serale, per distendere le menti dopo una giornata impegnativa. Anche questo ci vuole, non è una novità.
L’entertainment è diventato irrinunciabile negli eventi. Le persone, di qualunque cultura o ceto sociale, vogliono parlare di business divertendosi, si aspettano di essere stupiti, conquistati.

E poi c’è tutto l’enorme territorio dell’uso creativo della tecnologia, e in Italia siamo veramente molto indietro. Io penso che bisognerà cominciare a credere nell’evento ibrido, ad esempio. Ma è ancora difficile realizzarlo e ci sono ancora parecchie resistenze anche di bottega. Ma è il futuro, e non si torna indietro. Ci arriveremo, perché la storia sta andando lì.