Qual è la soglia di attenzione dei partecipanti durante un evento? Quando e perché si verificano i cali di attenzione più eclatanti? In che momento dell’evento l’organizzatore raggiunge il picco di stress? Che cosa impatta negativamente sulla concentrazione dello speaker? Le risposte scientifiche a queste domande – che possono aiutare gli organizzatori a progettare e realizzare eventi più efficaci – arrivano dalla neurologia, o perlomeno da una delle sue applicazioni: il monitoraggio dell’attività del cervello attraverso la rilevazione delle onde cerebrali nelle diverse fasi dell’evento.

A tentare l’inedito esperimento è stata, tempo fa, la catena alberghiera britannica Qhotels, che nel corso di 4 diversi congressi ospitati nelle proprie strutture ha chiesto ad alcuni volontari – delegati, organizzatori e speaker – di indossare speciali sensori in grado di registrare l’attività elettrica del cervello, esattamente come in un elettroencefalogramma. I risultati del monitoraggio, integrati da successive interviste e presentati nel Brainwaves Report, confermano in parte tutto ciò che empiricamente si sapeva, ma riservano anche qualche interessante sorpresa.

L’assunto scientifico di base è che pensieri, emozioni e comportamenti sono generati dalla comunicazione fra neuroni, i quali si parlano attraverso impulsi elettrici – le cosiddette onde cerebrali – che si suddividono in 5 tipologie: le onde Gamma, che indicano massima concentrazione, elaborazione di informazioni ma anche stress e tensione; le onde Beta, caratteristiche di uno stato di attenzione e coinvolgimento elevati; le onde Alfa, tipiche dello stato attento ma rilassato; le onde Teta, che denotano perdita di attenzione; le onde Delta, che indicano lo stato di sonno.

Ecco che cosa è emerso dalla lettura delle onde cerebrali di organizzatori, speaker e delegati.

ORGANIZZATORI

Il picco più alto di stress per chi organizza l’evento si verifica 32 minuti prima dell’inizio dello stesso. Anche se tutto procede senza intoppi, le onde cerebrali degli organizzatori cambiano velocemente frequenza indicando stati emotivi in costante cambiamento, segno inequivocabile di ansia. A prevalere sono le onde Beta, che se troppo intense provocano stress, e poi, a mano a mano che l’evento procede, si inseriscono le onde Alfa e Beta, che i ricercatori attribuiscono a una marcata attenzione al dettaglio e a un’attività mentale focalizzata sul problem solving. I ricercatori hanno rilevato che gli eventi che cominciano in tarda mattinata generano meno stress negli organizzatori, i quali hanno più tempo per prepararsi e per dare le ultime istruzioni allo staff e alla location. Caffeina e nicotina, che stimolano la produzione di onde Beta, sono sconsigliate.

SPEAKER

Il momento più stressante per lo speaker non è quando sale sul palco, ma due minuti prima, quando si rende conto che l’entrata in scena è imminente. È in questo lasso di tempo che sono stati registrati i maggiori picchi di onde Gamma. In particolare, segnala il report, lo stress dello speaker è spesso dovuto all’incertezza sul corretto funzionamento di tutte le attrezzature tecnologiche a supporto della presentazione (computer, audio, video etc) più che alla preoccupazione per la propria performance. Il suggerimento è quindi quello di programmare un slot di tempo in cui lo speaker possa testare personalmente la propria presentazione e rassicurarsi sul funzionamento di tutti gli elementi.

PARTECIPANTI

L’attenzione cala dopo 3,5 minuti: come ovviare al problema

Il dato saliente è che mediamente, nonostante l’interesse per l’argomento, l’attenzione dei partecipanti a ciò che sta dicendo lo speaker scema pericolosamente dopo solo tre minuti e mezzo. La più lunga soglia di attenzione ininterrotta registrata dai ricercatori è di 4 minuti. Nei primi minuti dominano infatti le onde Beta (attenzione e coinvolgimento), che lasciano poi il posto alle onde Teta (rilassamento e perdita di attenzione), per arrivare magari alle onde Delta (sonnolenza). Ciò non significa però che dopo tre minuti e mezzo di il delegato è “perso” per sempre, perché il cervello funziona a cicli alternati: tre o quattro minuti di attenzione elevata seguiti da momenti di divagazione più o meno lunghi.

Un buon metodo per ovviare al problema è l’attività fisica, che stimola la produzione di onde Alfa e aiuta a mantenere la concentrazione per un tempo più lungo. Programmare, magari con l’aiuto di un team builder – una qualche forma di movimento energizzante prima dell’inizio delle sessioni (alzarsi in piedi, alzare le braccia etc) massimizza la soglia di attenzione.

La potenza del contenuto, della carta e dei social media

Contrariamente al luogo comune secondo cui un bravo speaker tiene sempre sveglia la platea, la ricerca afferma che l’attenzione dei partecipanti è alta (onde Beta) se il contenuto è di qualità: meglio uno speaker noioso con un buon contenuto che un relatore brillante ma poco interessante. Inoltre, le rilevazioni dimostrano che chi prende appunti, twitta informazioni sull’evento o ne posta le immagini su Facebook o Instagram produce onde Gamma, che indicano maggiore coinvolgimento e velocità nell’elaborazione delle informazioni. Agli organizzatori quindi il compito di incoraggiare i partecipanti ad attivarsi prendendo appunti (occorre fornire carta e penna) e usando i social media (creare l’hashtag dell’evento stimola a twittarne gli aggiornamenti).

Il pranzo a sorpresa contro le onde Teta

Infine, il pranzo. Non serviva l’elettroencefalogramma per sapere che in tarda mattinata l’attenzione cala perché i delegati cominciano ad avere fame. Ciò che però l’analisi scientifica ha dimostrato è che il cervello comincia a produrre onde Teta (perdita di attenzione) in media 26 minuti prima dell’orario stabilito per il lunch break, che la fame si fa sentire 12 minuti prima e che le onde Alfa (attenzione rilassata) ricominciano a emergere non appena il pranzo è servito. Per evitare che i delegati si distraggano pensando al cibo a sessione ancora in corso, il suggerimento è quello di anticipare di mezz’ora l’orario del pranzo. A sorpresa naturalmente, per ingannare le onde Teta.

da © Event Report

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